Checklistul lunar: aplicația cere singură documentele

Tutorial video: checklistul lunar și mesajele către clienți (~1 min)

Configurezi o dată ce documente trebuie de la fiecare firmă (extrasele de cont se generează automat din conturile bancare ale firmei), iar aplicația face restul:

• patru mesaje pe lună — informarea, un reminder, ultimul și „termen depășit” (în ziua de după termen, doar celor care n-au confirmat luna, cu ce lipsește) — în zilele și cu textele stabilite de tine (Mesajele către clienți; se pot personaliza per firmă);
• clienții cu cont primesc notificare și bifează/încarcă direct; cei fără cont primesc email și răspund cu atașamente;
• ce e acoperit de SAF-T (D406 depus) se bifează singur — nu mai ceri degeaba extrase;
• tu vezi vederea de portofoliu: cine a trimis, cine nu, cu disciplina fiecăruia;
• documentele trimise trec prin verificarea ta (confirmi sau respingi cu motiv).

Există și checklisturi speciale: preluare client nou, refacere contabilitate, proiecte (audit, expertize, consultanță).

Când se închide luna pentru client și cum o deblochezi

• Fereastra de predare: documentele lunii M se primesc liber până în ziua-limită din luna M+1 (termenul din „Mesajele către clienți”, implicit 15; setabil pe birou și pe firmă).
• Închidere automată, fără toleranță: din ziua următoare, luna M e închisă pentru client pe toate canalele (portal, checklist, WhatsApp, Telegram). Ce mai trimite nu se pierde: ajunge în luna curentă, marcat „Întârziat — aparține lunii M”, iar tu primești notificare. Luna se închide și dacă clientul confirmă „am trimis tot” sau dacă o închizi tu manual.
• Deblocarea temporară: în Checklist clienți, la firmă, „Deblochează” → pentru câte zile (implicit 3), motivul și bifa cu penalizare. Clientul e anunțat, documentele întârziate trimise între timp se mută automat în luna deblocată, iar la expirare luna se închide singură. Poate debloca contul principal; poți permite și responsabilului firmei. Toate regulile sunt într-un singur loc: Checklist clienți → „Termen, blocare și penalizări” (ziua-limită, închiderea automată pornit/oprit, zilele implicite de deblocare, cine deblochează, dacă clientul poate cere deblocarea, regula de penalizare cu excepții pe firme). Fiecare deblocare rămâne în jurnal (cine, când, de ce).
• Penalizarea: nu se emite niciodată automat. La o deblocare „cu penalizare”, firma devine eligibilă și în grilă apare „Emite penalizare” (regula din „Penalizări”: sumă fixă sau procent din onorariu); factura pleacă doar la clic.
• Clientul vede în portal până când poate trimite și, după închidere, butonul „Cer deblocarea” — cererea ajunge ca notificare la birou și la responsabilii firmei.

Checklistul lunar al contabilului, din contabilitate

Rândurile de închidere de lună (sold casă 5311, 581 și 473 la zero, 421/423/425/427, extrase pe 5121, TVA de plată, închiderea 6/7, amortizare, credite/leasing, furnizorii cu plata pe loc) se calculează singure din SAF-T-ul (D406) încărcat pentru luna respectivă.

Pentru firmele ținute în TigrisCont Web nu mai e nevoie de SAF-T. Cheia API e per firmă: o generezi în TigrisCont, în firma respectivă (Setări firmă → Integrare eTigris → Generează cheie), apoi în eTigris, în fișa firmei → Editează, alegi programul „TigrisCont Web" și lipești cheia în câmpul care apare. Cheia răspunde doar pentru CUI-ul firmei din care a fost generată. Balanța, furnizorii și clienții lunii vin prin API, un singur apel per firmă; datele se reîmprospătează în fiecare dimineață, la deschiderea checklistului și cu butonul Sincronizează acum din Setări cont → Programe Contabilitate, unde vezi și starea tuturor firmelor. Celulele poartă mențiunea „TigrisCont"; la lună neînchisă în TigrisCont apare „lună deschisă" și bifele din solduri rămân provizorii. Cheile stau criptat pe server.