Contracte clienți, acte adiționale și semnarea electronică

Tutorial video: contracte clienți, acte adiționale și semnarea electronică (~3 min)

Clienți → Contracte clienți e registrul contractelor biroului cu clienții: active, ciorne, cele care expiră în 60 de zile și firmele fără contract. „Contract nou” îl face în trei feluri: din șablonul biroului (completat cu datele firmei), redactat cu AI din datele fișei de lucru (servicii, onorariu, termen de plată, durată, clauze speciale — iese ciornă, pe articole, de citit înainte de semnare) sau încărcat (DOCX/PDF existent). „Preia contractele existente” aduce în registru contractele completate deja în fișele de lucru. Pe pagina contractului: editorul de text, DOCX/PDF, „Revizuiește cu AI” (clauze lipsă, neconcordanțe cu fișa), activare/încetare (activarea actualizează fișa de lucru) și actele adiționale ale contractului, numerotate.

Actele adiționale se fac pe contract — din instrucțiune în cuvinte („onorariul crește cu 10% de la 01.01.2027”, „Art. 5 devine: …”): AI-ul citește contractul și ultimul act adițional și rescrie articolul vizat în forma lui curentă, iar suma nouă o calculează aplicația; sau cu onorariu nou + motiv, pe modelul standard. „Act adițional în masă” aplică aceeași modificare la clienții aleși (filtre: grupă, TVA, responsabil, onorariu), cu previzualizare pe fiecare firmă, apoi generează actele (DOCX/PDF, onorariul pe fișă la data intrării în vigoare, opțional email și Dosarul firmei) și un ZIP. Aceleași operațiuni se cer și asistentului AI („generează contracte pentru grupa X”, „modifică onorariul la toți clienții cu 10%”), care arată planul pe firme și execută după confirmare.

Semnarea electronică. Contractul sau actul emis se trimite din „Trimite clientului” → „La semnat electronic” (prin eSemneaza.ro, inclus în eTigris — biroul nu configurează nimic). Contabilul semnează dintr-un clic din aplicație („Semnează acum”), clientul primește linkul pe email și confirmă cu un cod OTP pe SMS (semnătură electronică avansată, sigiliu PAdES, valabilă între birou și client când contractul prevede acceptarea semnăturii electronice; pentru ANAF rămâne semnătura calificată). Când au semnat amândoi, PDF-ul semnat și certificatul de audit se întorc automat în aplicație: contractul devine activ, actul devine „semnat”, clientul primește copia în Dosarul firmei și pe email, iar documentul semnat se arată ca singurul exemplar (fără DOCX/PDF de editat). Cardul de semnare are starea fiecărui semnatar, reamintirea pe email a clientului și anularea. Setări → „Semnare electronică”: pornit/oprit, OTP implicit, cine semnează primul.

Mai vechi, încă disponibile: contractul generat automat la trimiterea ofertei sau la preluare; șabloanele proprii din Dosarul firmei → Documente precompletate, inclusiv „Generează pentru mai multe firme (ZIP)”; actele adiționale din fișa de lucru → Contract și „Indexare tarife lunare” din Facturi către clienți.