Documente trimise de clienți pe WhatsApp

Clienții pot trimite documentele (poze cu bonuri și facturi, PDF-uri, extrase) direct pe numărul de WhatsApp al biroului tău — fără aplicație, fără portal. Numărul îl alegi tu: din contul principal, Setări → WhatsApp → „Numărul de WhatsApp al biroului” → „Împerechează un număr”, apoi pe telefonul cu numărul respectiv WhatsApp → Dispozitive conectate → Conectează un dispozitiv → scanezi codul QR. Folosește un număr dedicat biroului, nu unul personal.

Ce se întâmplă cu un document trimis:

1. Numărul expeditorului este căutat în datele firmelor tale: contul-client (guest) cu telefonul în profil, persoanele de contact din fișa firmei (Contacte) și telefonul de contact al firmei. Formatele 07…, +407…, 407… sunt echivalente.
2. Firma: dacă telefonul duce la o singură firmă, documentul intră acolo. Dacă persoana are mai multe firme, eTigris caută CUI-ul sau numele firmei în document (și în textul mesajului — „pentru Firma X”), inclusiv cu AI pe poze; dacă tot nu se știe, clientul primește pe WhatsApp o listă numerotată și răspunde cu numărul (sau cu numele/CUI-ul firmei).
3. Tipul și perioada le stabilește AI-ul, ca la încărcarea din portal: factură achiziție/vânzare, bon fiscal, extras bancar, chitanță, dovadă de plată…, cu luna și anul din document.
4. Depunerea: documentul intră în Dosarul firmei → Acte lunare, în nodul potrivit tipului (facturi furnizori, bonuri, facturi clienți, extrase, casă; altfel „Altele”), pe luna documentului, ca „primit de la client” — apare și în Documente de la clienți, cu nevăzutele numărate.
5. Confirmări: clientul primește pe WhatsApp „✅ Am primit documentul… Firma… Luna… Dosarul firmei → …”; biroul primește o notificare cu link direct în folder, iar cronologia firmei reține „Document primit pe WhatsApp”.

Număr necunoscut. Dacă telefonul nu e în nicio fișă de firmă, expeditorul nu primește niciun răspuns automat; conversația apare în Arhiva WhatsApp / Telegram la „Numere necunoscute”: AI-ul o etichetează ca de afaceri (client potențial, furnizor, instituție — cu rezumat) sau personală (doar eticheta, fără conținut). De acolo o poți aloca unei firme. Ca documentele să intre automat în dosar, pune telefonul clientului în fișa firmei (Contacte sau telefonul de contact) ori în contul lui de client.

Mesajele text și notele vocale. Clienții cu cont (guest) și colegii biroului pot vorbi cu asistentul AI pe WhatsApp (text sau notă vocală). Un telefon care e doar în fișa firmei, fără cont, primește la text explicația că acest număr primește doar documente. Dacă un document aștepta alegerea firmei, răspunsul cu numărul din listă finalizează depunerea.

Jurnalul. Toate mesajele primite și trimise (cu fișierul și firma recunoscută) sunt în Setări → WhatsApp → Mesaje recente.

Atenționări. Canalul folosește WhatsApp Web automatizat (eTigris devine un „dispozitiv conectat” al numărului), nu API-ul oficial Meta: WhatsApp poate restricționa numere folosite pentru automatizări — de aceea un număr dedicat. eTigris vede toate mesajele primite pe acel număr (textul de la numere necunoscute nu se păstrează). Telefonul trebuie să rămână cu WhatsApp activ. „Deconectează numărul” scoate eTigris din Dispozitive conectate și șterge sesiunea de pe server: documentele deja primite rămân, dar mesajele noi nu mai ajung în aplicație până la o nouă împerechere (oricând, cu același sau alt număr).